I Am A Secretary

Saya adalah seorang mahasiswi di Sekolah Tinggi Agama Islam Terpadu Yogyakarta. Dalam essay ini, saya akan berbagi pengalaman saya dalam sebuah organisasi. Sepanjang perjalanan hidup saya, Alhamdulillah saya sering ikut dalam suatu organisasi formal maupun non formal. Dimulai sejak SD hingga berkecimpung dalam OSIS SMP maupun SMA, hingga akhirnya di STAIT ini, saya menjabat  sebagai sekretaris BEM yang sudah berjalan selama satu tahun ini. 

Di STAIT,  banyak acara yang mendukung untuk menambah pengalaman saya dalam berorganisasi, diantaranya acara yang saya ikuti ialah pelatihan ustadz/ah TKA-TPA Se Yogyakarta dan acara Pelatihan Mendongeng Bersama Kak Bimo, saya bertindak sebagai seorang sekretaris. Dan hal yang paling berkesan bagi saya ketika saya menjadi sekretaris dalam Pelatihan Ustadz/ah TKA-TPA Se Yogyakarta angkatan IV di STAIT. Pelatihan ustadz-ustadzah adalah kegiatan rutin yang diadakan oleh kampus ini. Pelatihan tersebut diadakan untuk membantu mencetak ustadz-ustadzah yang atraktif dengan metode pembelajaran yang menyenangkan. Teknis acara ini dilakukan setiap hari minggu selama 7X pertemuan. Setelah terbentuk koordinasi pembagian panitia dan tugas-tugasnya, saya mempunyai peran yang penting dalam koordinasi awal ini, sebagai penentu kesuksesan jalannya acara.. Sebelum deadline acara tersebut saya harus segera membuat proposal kegiatan dan surat untuk sponsor, karena jika proposal belum jadi sampai hari yang ditentukan dan disepakati  serta  tidak ada pemasukan dari sponsor, maka acarapun gagal Proposal yang saya buat dituntut untuk semenarik mungkin sehingga sponsor akan ringan tangan dalam membantu suksesnya acara pelatihan ini. Hal ini bertujuan untuk mendatangkan banyak sponsor dalam acara kami sehingga acara ini bisa berjalan dengan baik, sesuai target dan sukses dengan tujuan awal yang telah kami buat. Dalam pembuatan proposal, saya melakukan koordinasi dengan sie acara dalam penentuan rencana acara yang akan berlangsung selama 7x pertemuan, koordinasi dengan ketua, bendahara, sarpras, dan sie yang lain yang akan dibutuhkan dalam kelengkapan isi dari pembuatan proposal.

Kendala yang saya hadapi adalah proses pengeditan yang berulang-ulang dikarenakan adanya kesalahan atau ketidaksesuaian isi dalam proposal, begitu pula terdapat kesalahan dalam pembuatan surat, dan itu memerlukan waktu pembenahan yang cukup lama sehingga publikasipun menjadi terulur. Dari kesalahan tersebut, cacian pun terlontar dari mulut salah satu panitia, dan sempat sangat membuat sakit hati. Dan saya sadari, mungkin memang itu salah saya yang kurang maksimal dalam mengerjakan tugas.

Setelah proposal dan surat yang saya buat telah disetujui dan ditandatangani ketua, maka saatnya saya berkoordinasi dengan sie publikasi. Menentukan jumlah dan kemana saja surat dan proposal itu akan di berikan kepada sponsor yang siap membantu mendukung acara kami. Tugas saya yang lain sebelum deadline acara adalah mencatat dan mengumumkan secara tertulis dalam membentuk tugas-tugas panitia, agar setiap panitia mengetahui tugas dan target masing-masing yang harus dicapai sebelum dan saat acara berlangsung.

Alhamdulillah, proposal yang saat itu disebar ke beberapa sponsorpun akhirnya ada hasilnya juga. Dengan dana yang minim untuk keperluan sekretaris yang lumayan,  saya mencoba memanajemen dan memaksimalkan kelengkapan administrasi yang akan digunakan berupa pembelian ATK,dan lain-lain yang saya perlukan sebagai penunjang kegiatan.

Beberapa hari sebelum hari H berlangsung, saya adalah panitia yang menjadi buronan. Karena rekap tamu yang masuk untuk mendaftar maupun mencari info ada di tangan saya dan sudah menjadi tugas saya saat itu untuk melayani tamu yang berkaitan dengan acara kami. Formulirpun pendaftaran bagi peserta sudah saya siapkan sebelumnya, begitu pula presensi kehadiran, surat izin, maupun surat undangan bagi pemateri yang akan mengisi selama 7x pertemuan dalam acara ini. Saat hari H tiba, mendata dan menghubungi peserta yang tidak lengkap administrasinya juga menjadi salah satu tugas saya saat itu. Alat komunikasipun selalu aktif selama saya menjadi sekretaris, hal itu membuat saya terganggu dalam beraktifitas. Karena ada saja yang tiba-tiba menghubungi untuk bertanya maupun mendaftar. Akan tetapi, karena itu sudah menjadi salah satu tugas saya, saya harus bertanggung jawab dengan tugas yang telah diamanahkan kepada saya.

Setelah acara usai, saya termasuk panitia yang masih sibuk dengan tugas saya dalam membuat laporan pertanggungjawaban. Dalam hal ini, koordinasi antar panitia pun sangat penting, laporan setiap panitia sebagai kelengkapan LPJ sangat dibutuhkan berkaitan dengan pengeluara dan pemasukan keuangan, begitu juga kendala-kendala yang dihadapi panitia dalam acara, sehingga bersama-sama bisa mencari solusi untuk memecahkan masalah yang ada.

Dari pengalaman saya inilah, saya faham bahwasanya teknis keberhasilan suatu kegiatan adalah apabila terdapat kesesuaian antara program dan pelaksanaanya serta tercapainya suatu tujuan dari program tersebut. Kemudian dari kondisi obyektif pelaksanaan kegiatan yang telah diprogramkan secara garis besar telah mampu dilaksanakan dengan baik dan lancar, meskipun tidak dipungkiri masih ada beberapa ketidaksesuaian dan kekurangan di beberapa bagian. Perlunya dalam bekerjasama secara solid antar individu dalam kepanitiaan yang dieratkan. Hikmah yang saya dapatkan dalam pengalaman saya ini ialah untuk lebih menjalin solidaritas satu tubuh dalam suka dan duka, kerjasama dan kekompakan yang baik antar anggota panitia dengan ikhlas, untuk menegakkan ukhuwah dan mensukseskan kepanitiaan, lebih bertanggungjawab jika diberi kesempatan lagi untuk menjadi tim sukses sebuah acara dan lebih menanamkan rasa kepercayaan dengan sesama panitia untuk menjalin komunikasi yang aktif dan baik. Alhamdulillah, saya bangga dengan tugas saya menjadi sekretaris dan semoga bisa lebih baik lagi.